郵便物の山を減らすときは、未開封・対応が必要・保管するだけを別々に考えます。封を開けて一つのファイルへ入れるだけでは、支払いや返信を忘れることがあるためです。
最初は、自分が扱ってよい郵便物か確認する
宛名と差出人を見て、自分が確認する物、家族へ渡す物、宛先が違う物を分けます。家族宛ての郵便を当然のように開けず、本人と扱い方を決めます。誤配と思われる物は自分の整理へ混ぜず、配送元の案内で対応を確認してください。
封筒の見た目や「重要」という文字だけで、内容や本物かどうかは判断できません。身に覚えのない請求は、その場で支払うのではなく、自分が知っている正規の連絡先から確認します。
一通ずつ、読むところまで進める
机に広げるのは一通ずつにします。中身を全部取り出し、同封物や裏面も確認します。返送・申込み・支払いなどの作業があるか、いつまでか、誰が対応するかを読んでから次へ進みます。
広告と必要な通知が同じ封筒にあることもあります。差出人だけで中身を一括処分せず、必要な部分を確かめます。封筒や表紙だけから、期限を推測して記入しないでください。
対応が必要なら「次にする一つ」を書く
「重要書類」では行動が決まりません。例えば「申込内容を本人に確認して返送」「金額の内訳を公式窓口へ確認」のように、次にする作業まで書きます。期限がある場合は文書に書かれた条件を転記し、作業する予定は別に決めます。
架空のメモ例：
用件：施設からの利用確認
次にすること：家族に希望日を確認して返信
文書の期限：案内本文から転記
対応する人：A／確認する機会：今夜の帰宅後
原本：机の「対応中」トレー
予定へ書いても、原本の場所が分からなければ再び探すことになります。メモと実物の置き場所を一緒に残します。返送後は、必要な控えを確認して「対応済み」へ移します。
封筒を残すのは、中身以外の情報が必要なとき
差出人の連絡先、受付に必要な番号、到着時期を確認する情報などが封筒にしかない場合は、中身と一緒に残します。封筒の情報が証拠として必要になりそうな案件や、対応方針が決まっていない物も、先に捨てないようにします。
不要と判断できた紙も、氏名・住所・番号などがあれば、そのまま共用の古紙へ出さず、情報に合う方法で処分します。保管期間は文書の種類と自分の手続きにより違うため、この記事では一律に決めません。
未開封の置き場と、対応中の置き場を混ぜない
未開封は「まだ読んでいない」、対応中は「読んで次の作業がある」です。手持ちのトレーを分けるか、仕切りを一枚入れるだけでも区別できます。未開封の置き場が埋まったら収納を増やす前に、開封する機会を一つ決めます。
大量にある場合も、全部をその晩に処理する前提にせず、開けた一通の行き先まで決めて止めます。途中の物には何を確認中かを添え、対応済みの山へ戻さないようにします。
開封後の分類は、家庭の書類を対応・保管・確認待ちに分ける方法へ。返送する物は書類を記入して提出するまでの確認手順も参考に、記入・同封・提出先確認を別々に確かめてください。
